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業務をシステムに合わせるとは
最近は中小企業においてもシステム導入や DX と言ったことの必要性が叫ばれ、自社にITを導入しようとされる会社も多いのではないでしょうか。
しかしながら 理想のシステムを実現しようとしても、お金や人材といったリソースの制約があり、悩まれている企業も多いと思います。
言うまでもなく、ITツールはあくまで道具であり、戦略や業務を実現するための手段です。
しかしながら一方で、業務をすべて是としてIT化を進めようとすると、膨大なコストと時間がかかることになります。
そこでオススメなのが、業務にシステムを合わせるのではなく、システムに業務を合わせるという発想です。
実は既に業務をシステムに合わせている
少し違和感があるかもしれませんが実はシステムに合わせるのは簡単です。
なぜならば、企業は違っても、実際には似たような業務が多いからです。
例えば出退勤管理であったり、日報管理であったり、スケジュール管理であったり、経理処理であったり、承認プロセスであったりと、このような業務は自社だから他と全く違った方法で行っているということはないあまりないのではないでしょうか。
少なくとも、根幹の部分は同じでしょう。
このような業務においては、業務プロセスを洗い出してその業務を実現するようなシステムをゼロから構築するよりも、すでに出来上がっているシステムを導入して業務をあわせてしまうほうが、導入のコストもスピードも格段に良くなります。
また、場合によっては、他社で培われたノウハウが詰まったシステムに合わせることによって、業務のレベルが高まることも珍しくありません。
自社の競争領域以外はシステムに合わせる
極論してしまえば、自社の競争領域以外は、業務をシステムに合わせた方が良いと考えます。
自社の競争領域とは、競争優位性につながっている真の強みです。
よくよく話をお聞きすると、実は業務プロセスではなく、会社のカルチャーであったり、チームワークであったり、顧客志向の姿勢であったりと言った、ソフトの部分が自社の強みになっているケースもよくあります。
つまり、システム導入にあたっては、まず自社の競争領域と非競争領域を分けるのがポイントとなります。
これはシステムの知識ではなく、ビジネスの領域の話です。
（だからこそ、システム会社に丸投げしてしまうのは良くないです）
経営資源に乏しい企業ほど、スピードとコストを意識するために知恵を絞るべき
また、理想のシステムを追い求めると、システムが完成した時にはもう時代遅れになっているというデメリットもあります。
これは、中小企業の最大の強みであるフットワークの軽さを消してしまう。
ましてや変化の非常に早い時代ですから、最初からシステムにあわせた方が安いし早い。
理想のシステムを追い求めて、開発が遅れれば遅れるほど、ビジネスとむしろズレていく（つまり理想のシステムではなくなる）という矛盾を抱えることになります。
中小企業こそ、100点を目指さず、できるところからさっさとシステム化していきましょう。
そしてやってみてここは違うなというところが出てくればその都度直せば良いのです。
さらに、他にもメリットがあります。
システムに合わせると自然に業務が標準化されます。
業務を標準化すれば、教育コストも低く済みますし、業務の属人化も防げます。
よく「この人しかこの業務を分かっていないから辞められたらどうして良いかわからない」といった話を聞きますが、業務を標準化すればこのような状況を防ぐことができ、企業の持続可能性に繋がります。
大事なことは割り切り
どうしてもシステムに合わせるのが難しい業務がある場合はどうすれば良いのでしょうか。
必ずしも全てをシステム化しなくても、手作業を一部残すことを恐れる必要はありません。
そこを割り切ると、非常に選択肢が拡がります。
お金と時間が無限にあれば、基本的にはどんなことでもシステム化可能ですが、全てをシステム化しようとすると非常に時間とコストがかかってしまいます。
システム導入においては割り切って早く進めていくということが非常に大事になります。
経営資源のない中小企業にとって、非常にチャンスの大きな時代がきました。
クラウドなどで、非常に安価に高品質なシステムを、ITの知識がなくても導入できるような素晴らしいサービスが本当にたくさん出てきています。
これまでは社内にIT人材を抱え、そして多額のコストと時間をかけなければ本格的なIT化は難しかった。
しかし、そのような便利なツールを積極的に使い、そして割り切るところは割り切り、合わせるところは業務をシステムに合わせていくという発想を持てば、中小企業でもシステムを効果的に活用し、自社の付加価値を高めたり生産性を飛躍的に高めることができるでしょう。
いやむしろ、これからは否応なく人不足の時代がやってきます。
システムを活用できる企業しか生き残れないことは自明でしょう。
※上記の内容を緩く話している動画はこちらです。よろしければご視聴ください。